El PDF es uno de los formatos de documentos más útiles, prácticos y seguros que existen. Su uso se ha extendido a diversos sectores e industrias en los últimos años, convirtiéndolo en uno de los formatos más populares para la distribución de contenidos.

Además, con herramientas como FormatPDF los usuarios puedes sacar mayor provecho al formato gracias a sus funciones para gestionar, convertir, proteger y optimizar PDF’s.

A continuación, te explicamos los principales beneficios que obtienen las empresas al gestionar su documentación en formato PDF.

Ventajas del formato PDF para gestionar los documentos de tu empresa

1. Mantiene integro el aspecto del documento

Seguramente te ha sucedido en algún momento que elaboras un documento o presentación en tu computadora y queda perfecto, pero cuando intentas abrirlo en otro dispositivo o software el contenido se descuadra totalmente.

Esto se debe a que la mayoría de formatos de documentos permiten editarse fácilmente, entonces son sensibles a elementos como las fuentes de texto disponibles en el dispositivo o a la versión del software desde el cual se abra. Sin embargo, esto no sucede con el PDF gracias a que fue creado principalmente como un formato que facilitara la portabilidad y distribución del documento.

Un PDF siempre se visualizará tal y como la hayas guardado, sin importar desde qué dispositivo o software lo abras, lo cual es muy importante en el sector empresarial teniendo en cuenta que un documento puede pasar a través de varios dispositivos antes de imprimirse o llegar a su destino final.

2. Seguridad

En ocasiones, tenemos que enviar documentos firmados o con información confidencial, por lo que es un riesgo enorme que cualquier persona pueda acceder a ellos y modificarlos.

Por fortuna, los documentos PDF cuentan con la posibilidad de restringir la edición del documento o proteger su visualización mediante contraseña, es decir, solamente las personas que tengan la contraseña podrían visualizar el documento o realizarle modificaciones.

3. Ocupa menos espacio en disco

El tamaño de un documento en PDF suele ser menor que el de otros formatos, lo que se convierte en una enorme ventaja al momento de almacenarlo o compartirlo. Además, con herramientas como FormatPDF, que ofrecen la funcionalidad de Comprimir PDF’s, puedes optimizar aún más el tamaño del documento, algo muy útil cuando quieres enviar catálogos por correo o subirlos a la página de tu empresa.

4. Interactividad

El formato ha evolucionado significativamente desde su creación. Hoy permite no solo incluir textos e imágenes, sino también enlaces interactivos y casillas de preguntas que se pueden responder desde el propio documento.

5. Permiten realizar búsquedas fácilmente

Si tienes que buscar una palabra clave o frase dentro del documento, las herramientas de visualización de PDF’s incluyen buscadores muy efectivos. En cuestión de segundos encontrarás la información que necesitas.

6. Compatibilidad

En ocasiones, los usuarios tienen problema para abrir determinados documentos porque no cuentan con herramientas especializadas para hacerlo. Su dispositivo les muestra un mensaje tipo: “Necesitas actualizar el software para poder visualizar este archivo…” o “El formato del archivo no es compatible…”

Sin embargo, con el PDF no tenemos este problema porque su uso se ha extendido de tal forma que hoy todos los sistemas operativos integran herramientas para que los usuarios puedan visualizar este tipo de documentos sin problema. Incluso los propios navegadores y sistemas de mensajería instantánea permiten la visualización directa de PDF’s.

7. Amplia disponibilidad de herramientas para gestionar documentos PDF

Existen algunos formatos de documentos que exigen al usuario adquirir un software concreto para poder visualizarlos, gestionarlos o editarlos, lo cual es un problema porque encarece y dificulta manejar esos documentos a nivel empresarial.

Con respecto a los PDF’s, en el mercado hay una amplia variedad de opciones de software a nuestra disposición, muchas de ellas de uso libre o gratuito. Incluso, puedes crear, editar, comprimir, fusionar, convertir, proteger, girar o realizar ajustes a documentos PDF de manera online, sin necesidad de instalar aplicaciones en tu dispositivo.

8. Estandarización

A lo largo de su existencia, el PDF se ha posicionado como un estándar para la distribución de documentos digitales, por lo que los usuarios están muy familiarizados con él y, tanto los trabajadores de tu empresa como tus clientes, no tendrán problemas al momento de utilizarlo.

9. Su contenido se indexa en buscadores

Si subes el menú de tu empresa a tu sitio web en un archivo PDF, los buscadores serán capaces de identificar e indexar el contenido del documento para mostrarlo en sus resultados, lo cual representa un beneficio a la hora de atraer clientes.

Si prefieres que el contenido del PDF no sea indexado, también tienes la posibilidad de hacerlo, solo debes asegurarte de subirlo indicando de forma correcta sus permisos de acceso y lectura.

10. Multipropósito

Finalmente, este es un formato muy versátil. En PDF tienes la posibilidad de crear menús interactivos, propuestas comerciales, ebooks, formularios, catálogos de productos, guías y otros tipos de documentos empresariales muy útiles.

Conclusión

El formato PDF ofrece una amplia variedad de beneficios a nivel empresarial, permitiéndoles a las organizaciones gestionar su documentación de una forma práctica, económica, eficiente y segura. Lo importante es conocer muy bien las características del formato para poder aprovechar al máximo su potencial y conseguir así aumentar nuestra productividad.

¿Utilizas el PDF como el formato estándar de documentos en tu empresa? ¡Déjanos tus comentarios y aportes acerca del tema!

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