Existe mucha gente que aún es reticente con el uso e implementación de la tecnología en su negocio. Sin embargo, estando en el año 2022 es momento de empezar a confiar más en la tecnología ya que puede ser un gran aliado para nuestro negocio.

Desde hace varios años, la tecnología aplicada al mundo empresarial está creciendo a pasos agigantados. Ya sea por la cantidad y variedad de oferta en el mercado, como por su popularidad.

Cada día son más las empresas que las utilizan y pocos de ellos se arrepienten. Hay que ver a la tecnología como una manera de quitarnos carga de trabajo.

La mejor manera de hacer esto es a través de la automatización de procesos. Existen varios procesos tediosos que realizamos de forma periódica que fácilmente pueden ser llevados a cabo por un programa.

A continuación, te explicaremos 10 maneras y aspectos distintos en los que la tecnología te puede ayudar a realizar tareas de forma automática.

10 Herramientas que Puedes Implementar Para Automatizar Tu Negocio

Automatizar negocio

1. OCR

Trabajar con documentos de papel es cosa del pasado. Son susceptibles a pérdidas, daños y generan una gran cantidad de espacio innecesario.

Además, si llevamos nuestra contabilidad de manera digital ― hablaremos de eso más adelante ― necesitamos que todos nuestros archivos también estén en formato digital.

De lo contrario estaremos perdiendo tiempo volcando y transcribiendo los datos de cada factura de manera manual.

La solución a tus problemas es un OCR para facturas. Este programa se encarga de reconocer automáticamente los caracteres, palabras y símbolos de cada documento y pasarlos a texto.

No se queda ahí, al ser un software específico para facturas, reconoce la estructura y recaba todos los datos relevantes: datos de la empresa, producto, precio, impuestos, etc.

Solo debes encargarte de adjuntar el archivo y en pocos segundos ya tendrás de forma automática, todos los datos de la factura en tu ordenador para hacer con ellos lo que necesites.

2. Contabilidad

Hemos mencionado este tipo de software en el punto anterior ya que es casi imperativo utilizarlos hoy en día.

Los softwares de contabilidad no son un sustituto al departamento de contabilidad, sino más bien un complemento para facilitar su trabajo y ayudar a evitar errores.

Utilizando un programa de contabilidad tendrás toda la información relevante, ya sea la propia como la de los clientes, de manera accesible y ordenada.

Además, nos permiten ahorrar mucho tiempo mediante la automatización de gestiones como:

  • Generación de facturas y pagos recurrentes.
  • Nóminas.
  • Recordatorio de vencimiento de pagos.
  • Informes financieros.
  • Recordatorio de facturas vencidas.
  • Reconocimiento y archivación de movimientos bancarios.

Y estas son solo algunas de las tareas que podemos realizar de forma automática con un programa de contabilidad. Aunque con esto ya es más que suficiente para ahorrar muchas horas de trabajo, su funcionalidad y potencial es mucho mayor.

3. CRM

Un CRM ― o Gestor de Relación con los Clientes según sus siglas en inglés ― es un tipo de software enfocado a gestionar las interacciones, datos y relaciones con los clientes enfocada al marketing y a la satisfacción de los mismos.

Anteriormente se solía separar un CRM de un programa de marketing automatizado, pero hoy en día la gran mayoría de programas incluyen ambos, por lo que no tiene sentido diferenciarlos.

Estos programas se encargan de recopilar datos sobre nuestros clientes y almacenarlos de forma cómoda e intuitiva. Desde sus datos personales, hasta sus costumbres de compra o productos preferidos.

De forma automática e instantánea, puedes generar informes sobre tus clientes, para conocer más sobre ellos y poder crear una estrategia de marketing más completa y eficaz.

Además, estas herramientas se encargan de hacer un seguimiento del proceso de compra, enviando mails con recordatorios, encuestas de satisfacción o simplemente actualizaciones. De esta manera no se te escapará más ningún cliente.

4. Comunicación

Los programas de comunicación son ya muy populares tanto en las empresas como en la vida diaria. Han sustituido casi completamente a las llamadas telefónicas como el medio para comunicarnos entre personas.

Ya casi todas las empresas los utilizan, pero a menudo desconocen el verdadero potencial que tienen.

Varias de estas herramientas nos permiten automatizar funciones rutinarias a través de flujos de trabajo para ahorrar tiempo. Podemos desde automatizar mensajes de bienvenida o cumpleaños, hasta invitaciones a reuniones o encuestas.

Sin necesidad de conocimientos en programación, podemos crear en pocos pasos recordatorios o mensajes especiales para nuestros colegas o compañeros.

5. Almacenamiento nube

El uso de la nube como lugar de alojamiento de nuestros documentos e información ha sido una de las tecnologías que han revolucionado los negocios estos últimos años. No solo se ha aplicado al mundo profesional, también en el día a día de todas las personas.

De hecho, son varios los programas que ya funcionan completamente en la nube proporcionando los mismos servicios, pero, a la vez, un servidor y espacio en el que alojar toda la información.

Aunque trabajemos desde un soporte físico, todos los datos se sincronizan automáticamente con la nube, por lo que se mantiene completamente actualizada y en tiempo real.

Además, mientras trabajamos, se realizan también de manera automática, copias de seguridad en la nube. Estas pueden ser muy útiles si eliminamos archivos por error o, en caso de que trabajemos de forma híbrida, suceda algo con nuestro ordenador o disco duro.

6. Atención al cliente

Quizás no lo sepamos aún, pero detrás de la atención al cliente en muchas empresas no siempre hay una persona. Por lo menos, no en la primera toma de contacto.

Una parte de la automatización de la atención al cliente se trata de utilizar softwares que responden de manera automática, basándose en patrones de conducta y preguntas frecuentes, a las consultas de los clientes.

Sin embargo, hay otra parte que va más allá. Podemos sincronizar todos los datos y la información sobre los clientes en una sola base de datos. El cliente nos contacta, el sistema reconoce al cliente y nos proporciona su ficha.

De esta forma el agente que reciba la consulta, dispondrá ya de toda la información en pantalla sobre el cliente desde el primer momento. Agilizando así la comunicación y respondiendo de manera rápida y eficaz.

7. Organización de tareas

Lo normal es que en un negocio haya miles de tareas que realizar. No solo por una persona, sino por todo el personal. A veces hay tareas individuales, otras colectivas. Algunas con una fecha de entrega muy específica, otras más laxas. Y alguien tiene que encargarse de controlarlas.

La mejor opción en estos casos es utilizar un tablero virtual. En él podemos volcar todas las tareas y la información relevante para llevarlas a cabo, junto con las personas que deben encargarse de realizarlas.

Estas herramientas, además, te permiten crear flujos de trabajo para automatizar tareas rutinarias. Si el proceso de trabajo de nuestro negocio tiene una metodología estándar, podemos automatizar este proceso, de modo que, por ejemplo, asignar la tarea a otra persona pueda hacerse solamente apretando un botón.

Lo mismo puede realizarse con notificaciones, recordatorios, cambios de fecha o lo que queramos. Es posible utilizar los flujos ya existentes o crear nuevos de forma sencilla para que nos sean más cómodos.

8. Gestor de redes sociales

Si tienes un negocio, debes tener también un perfil activo en redes sociales. El problema es que esto implica un tiempo y una dedicación de la que no siempre disponemos.

Existen softwares que nos permiten gestionar desde un único mando todos nuestros perfiles. Además, tienen herramientas para automatizar la publicación de contenido, responder a comentarios, valoraciones o mensajes. Todo desde el mismo lugar.

Podemos crear un mensaje general como primera respuesta a un contacto, de modo que sepa que es tenido en consideración y en breve le responderemos. O más específico, interpretando el mensaje del cliente y dándole la respuesta que necesita. Sea como sea, nunca más un mensaje quedará sin responder.

9. Oficina Virtual

Los llamados software de oficina virtual son un conjunto de herramientas básicas que cumplen con todo lo necesario en una oficina. Hojas de cálculo, presentaciones, formularios, emails y procesadores de texto, el ABC de los programas de ordenador.

Estas herramientas funcionan completamente en la nube, por lo que nos permiten acceder desde cualquier dispositivo. Esto hace que sea más fácil compartir estos documentos e incluso colaborar en ellos.

Ya no es necesario enviar un archivo, esperar las modificaciones, ponerlo en común ― y todo esto sin pensar en los problemas de compatibilidad. Simplemente se envía un enlace o se crea una carpeta compartida, y dos o más personas podrán acceder y modificar el mismo archivo en tiempo real.

10. Diseño online

A menudo no se tienen los conocimientos de diseños o el presupuesto necesarios para crear imágenes bonitas, collages o publicaciones. Para eso, existen varias herramientas online que nos permiten realizarlas de manera sencilla.

Utilizando plantillas ya creadas, podemos crear de manera sencilla una identidad visual para nuestra empresa. Una vez elegida, guardamos nuestras preferencias en la herramienta. Así, la próxima vez que queramos crear una nueva, solamente debemos modificar algunos aspectos del contenido.

De esta manera mantenemos la coherencia con el resto de imágenes, pero creamos una nueva completamente original.

Acerca del autor: Este artículo fue escrito por Arianna Lupi, SEO Executive.

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